Fiar sin que se te vuelva un problema

Hay una cifra que casi ningún tendero conoce y que muchas veces es más grande que lo que tiene en la caja registradora: cuánta plata tiene prestada.

No es una metáfora. Cada fiado es un préstamo sin interés, sin contrato y sin fecha. La diferencia con un banco es que el banco sabe exactamente cuánto ha prestado, a quién y desde cuándo. El cuaderno, no.

Por qué se fía, y por qué está bien

Vale la pena decirlo antes de nada: fiar no es un error. En un barrio, el fiado es lo que hace que el cliente vuelva. Es la razón por la que la tienda de la esquina sobrevive al lado de una cadena que jamás va a fiarle a nadie. Es confianza, y la confianza es el activo que un negocio pequeño sí tiene y una cadena no.

El problema nunca es fiar. El problema es fiar a ciegas.

Los tres agujeros del cuaderno

Uno: no sabes el total. Sabes que Doña Marta debe, que el muchacho de la moto debe, que el del taller debe. Lo que no sabes es cuánto suman. Y esa suma es plata tuya que está en la calle.

Dos: no sabes desde cuándo. Y esto es lo que de verdad hace daño, porque una deuda de 15 días y una de 5 meses no son la misma deuda. La primera se cobra con un comentario al pasar. La segunda ya se volvió incómoda, y la incomodidad es la razón por la que no se cobra nunca. Sin fechas, todas las deudas se ven iguales y ninguna se cobra a tiempo.

Tres: no sabes si te pagaron. El abono parcial es donde el cuaderno se rinde del todo. Debía 80.000, abonó 30.000, después 20.000 y quedó debiendo 30.000. Para cuando eso pasa tres veces con cinco clientes, el cuaderno tiene tachones y nadie se atreve a cobrar por miedo a cobrar de más.

Lo que cambia cuando el fiado queda anotado bien

No hace falta un sistema sofisticado. Hacen falta cuatro datos por cada fiado: quién, cuánto, desde cuándo, y cuánto lleva abonado. Con eso ya cambia todo:

Cobras por antigüedad, no por incomodidad. La forma de cobrar sin pelearse es ordenar por días: primero lo de más de 90 días, luego lo de 60, luego lo de 30. El criterio deja de ser "a quién me atrevo a cobrarle" y pasa a ser "esto lleva cuatro meses". Es una conversación distinta, y el cliente la recibe distinto.

El abono parcial deja de dar miedo. Si cada abono queda registrado contra su deuda, el saldo siempre está bien. Nadie tiene que confiar en la memoria de nadie.

Sabes cuánto puedes fiar. Un negocio que sabe que tiene tres millones en la calle toma decisiones distintas de uno que cree que tiene "unos fiaditos por ahí". Puedes decidir con números: cuánto más aguantas, a quién le sigues fiando, a quién ya no.

Sabes a quién le fías bien. Casi siempre hay dos o tres clientes que concentran la mayoría de la deuda vieja, y otros veinte que pagan puntualmente. Sin datos, todos parecen iguales; con datos, se ve enseguida quién es cuál.

Cómo se hace en Trace

Cuando registras una venta y marcas que fue a crédito, la deuda se abre sola, a nombre de ese cliente y con la fecha de ese día. No hay un segundo paso que se pueda olvidar: la venta y la deuda son el mismo hecho.

A partir de ahí:

• Ves quién te debe, cuánto y desde hace cuántos días — y también a quién le debes tú, que es la otra mitad de la película.
• Los abonos se registran contra la deuda y el saldo se recalcula solo.
• Hay un informe de antigüedad de cartera con los cortes de siempre: 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. Es el que te dice por dónde empezar el lunes.
• Lo de "vencida" se calcula en el momento de mirarlo, no es una marca guardada que se quedó vieja. Una deuda no puede aparecer al día porque nadie actualizó nada.

Y como la venta a crédito descontó el inventario igual que cualquier otra, la plata quieta en la bodega y la plata prestada en la calle son por fin dos números que puedes mirar juntos.

Tres reglas que valen más que cualquier software

Anota el fiado delante del cliente. No después. Delante. Cambia por completo cómo se percibe: no es desconfianza, es formalidad, y el cliente que ve que quedó anotado paga mejor.

Ponle fecha a todo, incluso a lo que crees que te pagan mañana. El "mañana" que no se anota es el que se convierte en cuatro meses.

Revisa la cartera una vez al mes, el mismo día. Diez minutos. Lo de más de 90 días se llama, lo de 60 se recuerda, lo de 30 se deja quieto. Un negocio que hace esto cobra sin pelearse; uno que no lo hace termina peleándose o perdiendo la plata, y muchas veces las dos cosas.

El fiado no es el problema. El problema es el fiado que nadie está mirando.