Vendiste cinco millones y en la caja hay tres: dónde está la diferencia

Hay una conversación que se repite en todos los negocios del país, casi con las mismas palabras:

—¿Cómo vamos este mes? —Bien, vendimos como cinco millones. —¿Y por qué no hay con qué pagar el arriendo?

No hay ninguna contradicción ahí. Las dos frases son ciertas. Lo que pasa es que «vender» no es una sola cosa, y confundir las tres que son es el error de contabilidad más caro que comete un negocio pequeño — más caro que fijar mal un precio, porque este no se ve.

Los tres números

Cuando cierras el mes, hay tres cifras distintas y solo una te sirve para pagar cuentas.

Facturado. Todo lo que salió por la puerta con un precio encima. Es el número grande, el que uno dice en voz alta. Mide cuánto se movió el negocio.

Cobrado en el acto. Lo que efectivamente entró: el efectivo, la transferencia, lo que pasó por el datáfono. Es el único que puedes gastar.

Fiado. Lo que se llevaron y todavía no han pagado. Sigue siendo tuyo, pero está en la calle.

La cuenta es tonta de tan simple:

Facturado = cobrado + fiado.

Y ahí está toda la explicación de por qué las ventas van bien y la plata no aparece. Vendiste cinco millones, te pagaron tres, prestaste dos. El negocio va bien y no tienes con qué pagar el arriendo. Las dos cosas a la vez.

Por qué esto se vuelve un problema y no un dato

Un negocio que mira solo el facturado toma tres decisiones malas seguidas, y ninguna parece mala en el momento:

Compra como si tuviera esa plata. Ve cinco millones de ventas y repone mercancía por cuatro. Pero solo entraron tres, así que la reposición sale del bolsillo o del cupo del proveedor.

Cree que está creciendo cuando está prestando. Si el mes pasado facturaste cuatro y este cinco, parece que subiste un 25 %. Pero si el mes pasado fiaste medio millón y este dos, cobraste menos que antes. El negocio no creció: se volvió más generoso.

No se entera de que la cartera está creciendo hasta que ya es grande. El fiado nunca duele el día que se hace. Duele tres meses después, todo junto.

Y hay un cuarto número: la caja

Aquí es donde casi todos los negocios se pierden, porque el fiado tiene una segunda vida.

Cuando un cliente que te debía desde mayo te paga en agosto, eso entra a la caja de agosto pero no es una venta de agosto. La venta ya la contaste en mayo. Si lo sumas otra vez a las ventas, estás contando la misma plata dos veces.

Entonces lo que de verdad entró en un mes es:

Lo cobrado en el acto + los abonos de deudas viejas que te pagaron ese mes.

Y ese número —llámalo caja, llámalo lo que entró— no es la resta de lo facturado menos nada. Es una cuenta distinta. Un mes flojo de ventas puede ser un mes bueno de caja si te pagaron mucho de lo viejo, y al revés.

Por eso «entró» y «salió» no son lo mismo que «vendí» y «compré». Son dos formas de mirar el mismo mes y las dos hacen falta:

• Facturado te dice si el negocio se está moviendo.
• Caja te dice si puedes pagar la nómina del viernes.

Cómo mirarlo el primer día de cada mes

No necesitas un contador para esto. Necesitas diez minutos y cuatro cifras del mes que acabó:

1. Cuánto facturaste. ¿Más o menos que el mes anterior?
2. Cuánto cobraste en el acto. ¿Qué porcentaje del facturado es? Si viene bajando mes a mes, estás fiando cada vez más sin haberlo decidido.
3. Cuánto te abonaron de lo viejo. Si es poco, tu cartera está envejeciendo.
4. Cuánto quedó fiado en total. No lo del mes: el acumulado. Ese es el número que decide si el problema es de ventas o de cobro.

Con esos cuatro sabes en qué negocio estás. Y sobre todo sabes cuál de los dos problemas tienes, que son muy distintos: si el facturado baja, tienes un problema de ventas; si el facturado está bien y la caja no, tienes un problema de cobro. El primero se arregla vendiendo. El segundo se arregla llamando, y es mucho más barato.

La regla que vale más que todo lo anterior

Nunca digas «vendimos cinco millones» a secas. Ni a tu socio, ni a tu banco, ni a ti mismo.

Di «facturamos cinco y cobramos tres». Son cuatro palabras más y es una frase que sí se puede usar para decidir algo.

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En Trace, la pantalla de Resumen enseña esos números por separado desde el primer día: lo que entró y lo que salió del mes, cuánto de lo que entró se cobró en el acto y cuánto quedó fiado, y los abonos de deudas viejas contados aparte para que ninguna plata se cuente dos veces. Y como cada venta a crédito queda anotada con su fecha, lo que te deben y desde cuándo es una lista, no un recuerdo.